Guías
Cómo añadir gastos a la factura de un colaborador
BillMyTime 2.0 añade los gastos a la factura. Junto a las horas facturadas, tus gastos de Clockify aprobados y facturables (viajes, software, hardware) salen como conceptos propios en el mismo PDF estandarizado y listo para impuestos, en la misma divisa e integrados en el total. Sin hoja de cálculo aparte, sin un segundo documento que cuadrar.
Importante: necesitas Clockify Pro. Los gastos y la aprobación de gastos son una función de pago de Clockify: tu espacio de trabajo debe tener el plan Clockify Pro (o superior). Sin Pro, los gastos no se pueden aprobar: BillMyTime sigue facturando las horas con normalidad, pero los gastos no aparecerán en la factura.
Los pasos a continuación incluyen cada uno un clip de las pantallas reales. Para el flujo completo, de la configuración al PDF, mira cómo generar una factura con BillMyTime; para el razonamiento detrás del tiempo aprobado y facturable, mira cómo convertir las hojas de horas de Clockify en facturas de colaboradores.
Antes de empezar: los gastos deben estar disponibles en el plan de tu espacio de trabajo de Clockify y registrados como facturables, y un administrador del espacio de trabajo activa la facturación de gastos en BillMyTime. Solo se incluyen los gastos que están a la vez aprobados y son facturables (la misma regla que siguen las horas).
- Administrador
Activa los gastos en el espacio de trabajo
Un ajuste único: un administrador o propietario activa la facturación de gastos para el espacio de trabajo. Una vez activado, los gastos de Clockify aprobados y facturables empiezan a aparecer en las facturas de todo el espacio de trabajo.
- Se configura una sola vez a nivel de espacio de trabajo y se aplica a todos los colaboradores.
- Colaborador
Configura tus datos y genera la factura con gastos
Cada colaborador rellena sus propios datos y genera la factura (y en la 2.0 esa factura ya incluye los gastos). Aquí tienes un ejemplo terminado: tus gastos aprobados y facturables aparecen junto a las horas facturadas en el mismo PDF, convertidos y sumados de la misma forma. Esto es lo que recibe tu equipo.
- Los gastos aprobados y facturables aparecen como conceptos propios, junto a las horas.
- Los importes se convierten a la divisa de la factura con el tipo del Banco Central Europeo, igual que las horas.
- Todo sale en el mismo formato estandarizado y listo para impuestos, y se integra en el total.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué gastos acaban en la factura?
- Solo los gastos que están tanto aprobados como marcados como facturables en Clockify (la misma regla que siguen las horas). Todo lo marcado como no facturable se excluye automáticamente.
- ¿Tengo que activar algo?
- Los gastos deben estar disponibles en el plan de tu espacio de trabajo de Clockify y registrados como facturables, y un administrador del espacio de trabajo activa la facturación de gastos en BillMyTime. A partir de ahí, los gastos aprobados y facturables aparecen en la siguiente factura.
- ¿En qué divisa se muestran los gastos?
- En la misma divisa que el resto de la factura. Un gasto registrado en otra divisa se convierte al tipo publicado por el Banco Central Europeo para el periodo, exactamente igual que las horas.