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Comment ajouter des dépenses à la facture d'un prestataire
BillMyTime 2.0 ajoute les dépenses à la facture. Aux côtés des heures facturées, vos dépenses Clockify approuvées et facturables (déplacements, logiciels, matériel) sortent sous forme de lignes distinctes sur le même PDF standardisé et prêt pour les taxes, dans la même devise et intégrées au total. Sans tableur séparé, sans second document à rapprocher.
Important : il vous faut Clockify Pro. Les dépenses et l’approbation des dépenses sont une fonctionnalité payante de Clockify : votre espace de travail doit être sur le forfait Clockify Pro (ou supérieur). Sans Pro, les dépenses ne peuvent pas être approuvées : BillMyTime facture toujours les heures comme d’habitude, mais les dépenses n’apparaîtront pas sur la facture.
Les étapes ci-dessous comportent chacune un clip des écrans réels. Pour le parcours complet, de la configuration au PDF, voir comment générer une facture avec BillMyTime ; pour le raisonnement derrière le temps approuvé et facturable, voir comment transformer les feuilles de temps Clockify en factures de prestataires.
Avant de commencer : les dépenses doivent être disponibles dans le forfait de votre espace de travail Clockify et enregistrées comme facturables, et un administrateur de l’espace de travail active la facturation des dépenses dans BillMyTime. Seules les dépenses à la fois approuvées et facturables sont incluses : la même règle que pour les heures.
- Administrateur
Activez les dépenses pour l’espace de travail
Un réglage unique : un administrateur ou un propriétaire active la facturation des dépenses pour l’espace de travail. Une fois activée, les dépenses Clockify approuvées et facturables commencent à apparaître sur les factures de tout l’espace de travail.
- Se règle une seule fois au niveau de l’espace de travail et s’applique à tous les prestataires.
- Prestataire
Configurez vos informations et générez la facture avec les dépenses
Chaque prestataire renseigne ses propres informations et génère la facture, et en 2.0, cette facture porte désormais les dépenses. Voici un exemple finalisé : vos dépenses approuvées et facturables apparaissent aux côtés des heures facturées sur le même PDF, converties et totalisées de la même manière. Voilà ce que reçoit votre équipe.
- Les dépenses approuvées et facturables apparaissent comme des lignes distinctes, à côté des heures.
- Les montants sont convertis dans la devise de la facture au taux de la Banque centrale européenne, comme les heures.
- Tout sort dans le même format standardisé et prêt pour les taxes, et s'intègre au total.
Questions fréquentes
- Quelles dépenses se retrouvent sur la facture ?
- Uniquement les dépenses à la fois approuvées et facturables dans Clockify, la même règle que pour les heures. Tout ce qui est marqué non facturable est laissé de côté automatiquement.
- Dois-je activer quelque chose ?
- Les dépenses doivent être disponibles dans le forfait de votre espace de travail Clockify et enregistrées comme facturables, et un administrateur de l'espace de travail active la facturation des dépenses dans BillMyTime. Ensuite, les dépenses approuvées et facturables apparaissent sur la facture suivante.
- Dans quelle devise les dépenses sont-elles affichées ?
- Dans la même devise que le reste de la facture. Une dépense enregistrée dans une autre devise est convertie au taux publié par la Banque centrale européenne pour la période, exactement comme les heures.