Guías
Cómo generar una factura con BillMyTime
Este es el camino completo hasta una factura terminada en BillMyTime — desde la configuración inicial del administrador hasta que un colaborador genera el PDF. Cinco pasos breves, cada uno con un clip de las pantallas reales.
Si quieres el razonamiento detrás del tiempo aprobado y facturable, la conversión de divisas y el tratamiento de impuestos, lee primero cómo convertir las hojas de horas de Clockify en facturas de colaboradores. Esa guía es el porqué; esta es el cómo, dentro del producto.
- Administrador
Configura la empresa a la que se factura
Inicia sesión como administrador o propietario y rellena los datos de la empresa. Esta es la empresa que recibe la factura del colaborador, y aparece en la sección Bill To de cada factura generada en el espacio de trabajo.
- Introduce los datos de Bill To: nombre de la empresa, identificación fiscal, dirección y email.
- Decide si los colaboradores pueden editar Bill To — marca la casilla para permitir que lo cambien, desmárcala para fijar los mismos datos para todos en el espacio de trabajo.
- Colaborador
Rellena tus propios datos de facturación
Cada colaborador configura sus propios datos — funciona tanto si facturas como autónomo como si lo haces como empresa con un contrato B2B. Puedes cambiar cualquier dato en cualquier momento.
- Bill From: tu nombre o el de tu empresa, identificación fiscal, dirección, datos de pago y, opcionalmente, un logo y notas.
- La tarifa por hora es el precio facturable que cobras. La divisa es aquella en la que se genera la factura — elige USD y sale en USD, elige EUR y sale en EUR.
- La conversión de USD a EUR se hace automáticamente con el tipo del Banco Central Europeo, así que nunca lo buscas a mano.
- Impuestos: renombra las etiquetas del impuesto repercutido y de la retención según tu país y fija los porcentajes. Nada está ligado a una jurisdicción, y puedes cambiarlo cuando quieras.
- Bill To está bloqueado o es editable según el ajuste del administrador del paso 1.
- Colaborador
Envía tu hoja de horas para aprobación
Envía tu hoja de horas de Clockify del periodo. Este es el primer paso hacia una factura — BillMyTime solo factura el tiempo que se ha aprobado, así que la hoja de horas debe enviarse antes de poder generar nada.
- Administrador
Aprueba la hoja de horas
Un administrador revisa la hoja de horas que el colaborador acaba de enviar y la aprueba. Una vez aprobada, las horas facturables que contiene están listas para convertirse en una factura.
- Colaborador
Genera la factura
Con la hoja de horas aprobada, genera la factura. BillMyTime convierte las horas aprobadas y facturables en un PDF estandarizado, con los impuestos ya aplicados, en menos de diez segundos — divisa convertida, líneas de impuestos y retención aplicadas, el mismo formato siempre.
Preguntas frecuentes
- ¿Los colaboradores necesitan acceso de administrador para generar una factura?
- No. Solo la configuración inicial de la empresa (Bill To) necesita un administrador o propietario. Después, cada colaborador rellena sus propios datos, envía su hoja de horas y — una vez que un administrador la aprueba — genera su propia factura.
- ¿Por qué no aparece mi tiempo aprobado en la factura?
- Solo el tiempo que está a la vez aprobado y es facturable se convierte en una línea de la factura. El tiempo aprobado marcado como no facturable se excluye automáticamente, así que comprueba que las entradas estén marcadas como facturables en Clockify.
- ¿Puedo cambiar las etiquetas de impuestos según mi país?
- Sí. Tanto la etiqueta del impuesto repercutido (IVA, GST, IGIC…) como la de la retención (IRPF, TDS…) son texto libre, y los porcentajes se pueden editar en cualquier momento. Nada está ligado a un país.
- ¿En qué divisa se genera la factura?
- En la que elijas en tus ajustes. Si registras en USD y facturas en EUR, BillMyTime convierte el importe automáticamente con el tipo publicado por el Banco Central Europeo para el periodo.