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So bringen Sie Ausgaben auf eine Auftragnehmer-Rechnung

Aktualisiert 21. Juli 2026 · Geprüft vom Engineering-Team von Spainlink

BillMyTime 2.0 bringt Ausgaben auf die Rechnung. Neben den abgerechneten Stunden kommen Ihre genehmigten, abrechenbaren Clockify-Ausgaben (Reisekosten, Software, Hardware) als eigene Positionen auf demselben standardisierten, steuerlich aufbereiteten PDF heraus, in derselben Währung und in die Summe einbezogen. Keine separate Tabelle, kein zweites Dokument zum Abstimmen.

Wichtig: Sie benötigen Clockify Pro. Ausgaben und die Ausgabengenehmigung sind eine kostenpflichtige Clockify-Funktion: Ihr Workspace muss den Tarif Clockify Pro (oder höher) haben. Ohne Pro können Ausgaben nicht genehmigt werden. BillMyTime rechnet die Stunden weiterhin wie gewohnt ab, aber Ausgaben erscheinen nicht auf der Rechnung.

Die Schritte unten enthalten jeweils einen Clip der echten Programmoberfläche. Für den vollständigen Ablauf von der Einrichtung bis zum PDF siehe wie Sie eine Rechnung mit BillMyTime erstellen; für die Überlegungen hinter genehmigter und abrechenbarer Zeit siehe wie aus Clockify-Stundenzetteln Auftragnehmer-Rechnungen werden.

Bevor Sie beginnen: Ausgaben müssen im Tarif Ihres Clockify-Workspace verfügbar und als abrechenbar erfasst sein, und ein Workspace-Administrator aktiviert die Ausgabenabrechnung in BillMyTime. Es werden nur Ausgaben einbezogen, die zugleich genehmigt und abrechenbar sind, dieselbe Regel wie bei den Stunden.

  1. Admin

    Aktivieren Sie Ausgaben für den Workspace

    Eine einmalige Einstellung: Ein Administrator oder Inhaber aktiviert die Ausgabenabrechnung für den Workspace. Sobald sie aktiv ist, erscheinen genehmigte und abrechenbare Clockify-Ausgaben auf den Rechnungen im gesamten Workspace.

    • Wird einmalig auf Workspace-Ebene festgelegt und gilt für alle Auftragnehmer.
  2. Auftragnehmer

    Richten Sie Ihre Daten ein und erstellen Sie die Rechnung mit Ausgaben

    Jeder Auftragnehmer trägt seine eigenen Daten ein und erstellt die Rechnung, und in 2.0 trägt diese Rechnung jetzt auch Ausgaben. Hier ein fertiges Beispiel: Ihre genehmigten, abrechenbaren Ausgaben erscheinen neben den abgerechneten Stunden auf demselben PDF, auf dieselbe Weise umgerechnet und summiert. Das ist es, was Ihr Team erhält.

    • Genehmigte, abrechenbare Ausgaben erscheinen als eigene Positionen, neben den Stunden.
    • Die Beträge werden zum Kurs der Europäischen Zentralbank in die Rechnungswährung umgerechnet, genau wie die Stunden.
    • Alles kommt im selben standardisierten, steuerlich aufbereiteten Format heraus und fließt in die Summe ein.

Häufige Fragen

Welche Ausgaben landen auf der Rechnung?
Nur Ausgaben, die in Clockify sowohl genehmigt als auch abrechenbar sind (dieselbe Regel wie bei den Stunden). Alles, was als nicht abrechenbar markiert ist, wird automatisch weggelassen.
Muss ich etwas aktivieren?
Ausgaben müssen im Tarif Ihres Clockify-Workspace verfügbar und als abrechenbar erfasst sein, und ein Workspace-Administrator aktiviert die Ausgabenabrechnung in BillMyTime. Danach erscheinen genehmigte, abrechenbare Ausgaben auf der nächsten Rechnung.
In welcher Währung werden die Ausgaben angezeigt?
In derselben Währung wie der Rest der Rechnung. Eine in einer anderen Währung erfasste Ausgabe wird zum veröffentlichten Kurs der Europäischen Zentralbank für den Zeitraum umgerechnet, genau wie die Stunden.