Datenschutzerklärung

BillMyTime ist ein Add-on des Clockify-Marketplace, entwickelt und betrieben von SPAINLINK DEVELOPMENT SOLUTIONS S.L. („Spainlink“, „wir“, „uns“), dem Unternehmen hinter dem Produkt BillMyTime.

Spainlink ist Verantwortlicher für die Daten, die wir verarbeiten, um BillMyTime zu betreiben, abzusichern und zu verbessern sowie um mit Ihnen zu kommunizieren. Wenn ein Unternehmen BillMyTime in seinen Clockify-Workspace installiert, um seine eigenen Auftragnehmer abzurechnen, handelt Spainlink als Auftragsverarbeiter und verarbeitet die Daten dieses Workspace im Auftrag und nach Weisung des Unternehmens.

• Eingetragenes Unternehmen: SPAINLINK DEVELOPMENT SOLUTIONS S.L.
• Steuernummer (NIF): B55470280
• Eingetragener Sitz: Avenida Luis Celso García Guadalupe 3, Bloque 2, Portal A, Bajo A, 38111 Santa Cruz de Tenerife, Spanien
• Datenschutz-Kontakt: [email protected]

Wir verarbeiten drei Arten von Daten, die alle mit der Erstellung Ihrer Rechnungen zusammenhängen:

a) Daten aus Clockify. Wenn ein Administrator BillMyTime in einem Clockify-Workspace installiert, greift das Add-on — über die Clockify-API und mit den bei der Installation erteilten Berechtigungen — auf die für die Rechnungserstellung erforderlichen Workspace-Daten zu: die Zeiteinträge sowie deren Genehmigungs- und Abrechnungsstatus, die Projekte, die Zeiträume und die Identität der Workspace-Mitglieder (Name/E-Mail), deren Zeit abgerechnet wird. Wir lesen ausschließlich genehmigte und abrechenbare Zeit; übrige Zeit wird ignoriert.

b) Rechnungsangaben, die Sie eingeben. Die Informationen, die Sie in BillMyTime eingeben: Ihre „Bill From“-Daten (Name oder Firmenname, Steuernummer, Anschrift, Zahlungsdaten wie IBAN/BIC, E-Mail, optionales Logo und Notizen), die vom Workspace-Administrator festgelegten „Bill To“-Unternehmensdaten, Ihren Stundensatz, die Währung sowie die Bezeichnungen und Prozentsätze für Steuern/Quellensteuer.

c) Rechnungen, die wir erstellen. Die von BillMyTime erzeugten PDF-Rechnungen, die wir speichern, damit Sie und Ihr Workspace sie abrufen können.

d) Informationen, die Sie uns direkt übermitteln. Wenn Sie uns für Support kontaktieren oder eine Demo buchen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten — etwa Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht —, um zu antworten und den Termin zu vereinbaren.

Wir verarbeiten keine Zahlungskartendaten (BillMyTime nimmt keine Zahlungen entgegen) und erheben wissentlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

Wir verarbeiten diese Daten zu einem einzigen Zweck: zur Bereitstellung des BillMyTime-Dienstes — Einlesen der genehmigten Zeit und Erstellung standardisierter, steuerlich aufbereiteter Rechnungen. Nach der DSGVO sind unsere Rechtsgrundlagen:

• Erfüllung eines Vertrags — zur Bereitstellung des von Ihnen installierten Add-ons gemäß den Bedingungen, die Sie beim Hinzufügen von BillMyTime aus dem Clockify-Marketplace akzeptiert haben.
• Unsere berechtigten Interessen am Betrieb, an der Absicherung, am Support und an der Verbesserung von BillMyTime, abgewogen gegen Ihre Rechte und Freiheiten.

Wir nutzen Ihre Daten nicht für Werbung, Profiling oder andere Zwecke, die nichts mit der Erstellung Ihrer Rechnungen zu tun haben. BillMyTime trifft keine automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen — das Erstellen einer Rechnung und das Umrechnen einer Währung sind routinemäßige Berechnungen, keine Entscheidungen über Personen.

Ihre Daten werden auf unserer eigenen Infrastruktur gespeichert, die für uns von Render (unserem Hosting-Anbieter) betrieben wird, auf einem dauerhaften, zugriffsgeschützten Datenträger in den USA (Oregon). Die Daten werden bei der Übertragung verschlüsselt (TLS/HTTPS). Wir kopieren Ihre Daten nicht auf Marketing-, Analyse- oder Werbeplattformen Dritter.

Da Spainlink in der Europäischen Union niedergelassen ist und dieses Hosting in den USA erfolgt, werden Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt. Für diese Übermittlung stützen wir uns auf geeignete Garantien — die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die in unseren Auftragsverarbeitungsvertrag mit Render aufgenommen sind —, damit Ihre Daten überall dort, wo sie verarbeitet werden, ein EU-Schutzniveau behalten.

Wir halten die Liste der Dritten kurz und verkaufen Ihre Daten niemals:

• Render — Hosting und verschlüsselte Speicherung des Add-ons und Ihrer Daten.
• Clockify / CAKE.com — die Plattform, innerhalb derer BillMyTime läuft, und die Quelle Ihrer Zeitdaten; es gilt die eigene Datenschutzerklärung von Clockify.
• Google (Calendar / Meet) — nur wenn Sie über unseren Terminlink eine Demo buchen, um den Termin zu vereinbaren.
• Europäische Zentralbank — wir rufen veröffentlichte Referenzwechselkurse ab, um Währungen umzurechnen; an die EZB werden keine personenbezogenen Daten übermittelt.

Wir können Daten außerdem offenlegen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Wir bewahren Ihre Rechnungsangaben und die von uns erstellten Rechnungen so lange auf, wie BillMyTime in Ihrem Workspace installiert ist, damit das Add-on nutzbar bleibt. Sie können uns jederzeit per E-Mail an [email protected] bitten, Ihre Daten zu löschen, und wir entfernen sie aus unseren Systemen — mit Ausnahme der begrenzten Aufzeichnungen, die wir zur Erfüllung gesetzlicher oder steuerlicher Pflichten aufbewahren müssen.

Wir schützen Ihre Daten durch Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS/HTTPS), durch einen auf autorisiertes Spainlink-Personal nach dem Need-to-know-Prinzip beschränkten Zugriff sowie durch regelmäßige Wartung der Systeme, auf denen BillMyTime läuft. Kein System ist vollkommen sicher, aber wir treffen angemessene, branchenübliche Maßnahmen, die dem von uns verarbeiteten Datenbestand entsprechen.

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie auf Datenübertragbarkeit. Die meisten dieser Rechte können Sie direkt im Add-on ausüben — Ihre Rechnungsangaben sind jederzeit bearbeitbar und löschbar — oder per E-Mail an [email protected]. Sie haben zudem das Recht, bei Ihrer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen; in Spanien ist dies die Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Diese Website verwendet keine Werbe- oder Analyse-Cookies, keine Tracking-Pixel und keine Marketing-Skripte von Drittanbietern. Das BillMyTime-Add-on verwendet nur die unbedingt erforderlichen Sitzungsdaten, um Sie angemeldet zu halten und den Dienst bereitzustellen — nichts zu Tracking- oder Werbezwecken.

BillMyTime ist ein geschäftliches Werkzeug und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine Daten von Personen unter 16 Jahren.

Wir können diese Erklärung im Zuge der Weiterentwicklung des Produkts aktualisieren. Wir aktualisieren das oben stehende Datum „Zuletzt aktualisiert“ und bemühen uns bei wesentlichen Änderungen in angemessener Weise, die Workspace-Administratoren zu benachrichtigen.

Fragen oder Anliegen zu Ihren Daten: [email protected], oder schreiben Sie an SPAINLINK DEVELOPMENT SOLUTIONS S.L., Avenida Luis Celso García Guadalupe 3, Bloque 2, Portal A, Bajo A, 38111 Santa Cruz de Tenerife, Spanien.