Politique de confidentialité

BillMyTime est un add-on du Marketplace Clockify développé et exploité par SPAINLINK DEVELOPMENT SOLUTIONS S.L. (« Spainlink », « nous »), la société à l’origine du produit BillMyTime.

Spainlink est le responsable du traitement des données que nous traitons pour faire fonctionner, sécuriser et améliorer BillMyTime et pour communiquer avec vous. Lorsqu’une entreprise installe BillMyTime dans son espace de travail Clockify afin de facturer ses propres prestataires, Spainlink agit en tant que sous-traitant, en traitant les données de cet espace de travail pour le compte de l’entreprise et selon ses instructions.

• Société immatriculée : SPAINLINK DEVELOPMENT SOLUTIONS S.L.
• Numéro fiscal (NIF) : B55470280
• Siège social : Avenida Luis Celso García Guadalupe 3, Bloque 2, Portal A, Bajo A, 38111 Santa Cruz de Tenerife, Espagne
• Contact confidentialité : [email protected]

Nous traitons trois types de données, toutes liées à la production de vos factures :

a) Données issues de Clockify. Lorsqu’un administrateur installe BillMyTime dans un espace de travail Clockify, l’add-on accède — via l’API de Clockify et avec les autorisations accordées lors de l’installation — aux données de l’espace de travail nécessaires à l’établissement des factures : les saisies de temps ainsi que leur statut d’approbation et de facturation, les projets, les périodes et l’identité des membres de l’espace de travail (nom/e-mail) dont le temps est facturé. Nous ne lisons que le temps approuvé et facturable ; le reste est ignoré.

b) Détails de facturation que vous saisissez. Les informations que vous renseignez dans BillMyTime : vos données « Bill From » (nom ou raison sociale, numéro fiscal, adresse, coordonnées de paiement telles qu’IBAN/BIC, e-mail, logo facultatif et notes), les données de l’entreprise « Bill To » définies par l’administrateur de l’espace de travail, votre taux horaire, la devise ainsi que les libellés et pourcentages de taxes/retenues.

c) Factures que nous générons. Les factures PDF produites par BillMyTime, que nous conservons afin que vous et votre espace de travail puissiez les récupérer.

d) Informations que vous nous transmettez directement. Si vous nous contactez pour une assistance ou réservez une démo, nous traitons les informations que vous fournissez — telles que votre nom, votre adresse e-mail et le contenu de votre message — pour vous répondre et organiser l’appel.

Nous ne traitons pas de données de cartes de paiement (BillMyTime n’encaisse aucun paiement) et nous ne collectons pas sciemment de catégories particulières de données personnelles.

Nous traitons ces données dans un seul but : fournir le service BillMyTime — lire le temps approuvé et générer des factures normalisées, taxes déjà appliquées. Au titre du RGPD, nos bases légales sont :

• L’exécution d’un contrat — pour fournir l’add-on que vous avez installé, selon les conditions que vous avez acceptées en ajoutant BillMyTime depuis le Marketplace Clockify.
• Nos intérêts légitimes à exploiter, sécuriser, assister et améliorer BillMyTime, mis en balance avec vos droits et libertés.

Nous n’utilisons pas vos données à des fins publicitaires, de profilage ni à toute autre fin étrangère à la production de vos factures. BillMyTime ne procède à aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative — générer une facture et convertir une devise sont des calculs courants, et non des décisions concernant des personnes.

Vos données sont hébergées sur notre propre infrastructure, exploitée pour notre compte par Render (notre hébergeur), sur un disque persistant à accès contrôlé situé aux États-Unis (Oregon). Les données sont chiffrées en transit (TLS/HTTPS). Nous ne copions pas vos données sur des plateformes tierces de marketing, de mesure d’audience ou de publicité.

Comme Spainlink est établie dans l’Union européenne et que cet hébergement se trouve aux États-Unis, vos données personnelles sont transférées en dehors de l’Espace économique européen. Nous nous appuyons sur des garanties appropriées pour ce transfert — les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne, intégrées à notre accord de traitement des données avec Render — afin que vos données conservent un niveau de protection équivalent à celui de l’UE, où qu’elles soient traitées.

Nous gardons une liste de tiers réduite et nous ne vendons jamais vos données :

• Render — hébergement et stockage chiffré de l’add-on et de vos données.
• Clockify / CAKE.com — la plateforme au sein de laquelle fonctionne BillMyTime et la source de vos données de temps ; régie par la politique de confidentialité propre à Clockify.
• Google (Calendar / Meet) — uniquement si vous réservez une démo via notre lien de prise de rendez-vous, pour organiser l’appel.
• Banque centrale européenne — nous récupérons les taux de change de référence publiés pour convertir les devises ; aucune donnée personnelle n’est transmise à la BCE.

Nous pouvons également divulguer des données lorsque la loi nous y oblige.

Nous conservons vos informations de facturation et les factures que nous générons tant que BillMyTime est installé dans votre espace de travail, afin que l’add-on reste utilisable. Vous pouvez nous demander de supprimer vos données à tout moment en écrivant à [email protected], et nous les effacerons de nos systèmes — à l’exception des registres limités que nous sommes tenus de conserver pour satisfaire à des obligations légales ou fiscales.

Nous protégeons vos données par un chiffrement en transit (TLS/HTTPS), un accès restreint au personnel autorisé de Spainlink selon le principe du besoin d’en connaître, et une maintenance régulière des systèmes qui font fonctionner BillMyTime. Aucun système n’est parfaitement sûr, mais nous prenons des mesures raisonnables et conformes aux standards du secteur, adaptées aux données que nous détenons.

Au titre du RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition au traitement de vos données personnelles, ainsi que d’un droit à la portabilité. Vous pouvez exercer la plupart de ces droits directement dans l’add-on — vos informations de facturation sont modifiables et supprimables à tout moment — ou en écrivant à [email protected]. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données ; en Espagne, il s’agit de l’Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Ce site n’utilise aucun cookie publicitaire ou de mesure d’audience, aucun pixel de suivi et aucun script marketing tiers. L’add-on BillMyTime n’utilise que les données de session strictement nécessaires pour vous maintenir connecté et fournir le service — rien à des fins de suivi ou de publicité.

BillMyTime est un outil professionnel et n’est pas destiné aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 16 ans.

Nous pouvons mettre à jour cette politique au fur et à mesure de l’évolution du produit. Nous actualiserons la date de « dernière mise à jour » ci-dessus et, en cas de modifications substantielles, nous nous efforcerons raisonnablement d’en informer les administrateurs des espaces de travail.

Questions ou demandes concernant vos données : [email protected], ou écrivez à SPAINLINK DEVELOPMENT SOLUTIONS S.L., Avenida Luis Celso García Guadalupe 3, Bloque 2, Portal A, Bajo A, 38111 Santa Cruz de Tenerife, Espagne.